A importância do feedback em times de alta performance

E como é o processo de feedback da Flama ❤

Não importa o quão bem você ache que está indo, receber críticas construtivas é importante pro crescimento pessoal e aperfeiçoamento do trabalho. É bem importante saber como você está na visão daqueles que trabalham com você e em como melhorar mais todos os dias.

Críticas não são fáceis de receber, por isso é normal evitarmos receber feedbacks mais críticos meio que como um sistema de defesa nosso.

E apesar de importantes, um processo de feedback não pode ser somente centrado em críticas, pois, se formos somente criticados, corremos o risco de entrar em viés negativo sobre tudo o que estamos fazendo.

Pensando nisso e baseados em alguns processos de Feedbacks de algumas empresas que admiramos como Buffer, Google, Valve, criamos o processo de Feedback da Flama.

Dicas para dar um bom Feedback

Dar um bom feedback parece fácil, mas nem sempre é. Por isso gostaria de deixar algumas dicas de algumas pesquisas que fizemos antes de pensar no nosso próprio processo.

Reflita no porque aquele feedback é importante

Antes de chamar alguém pra uma sessão de feedback é importante pensar em seus motivos para dar/receber feedbacks. A motivação e o propósito de um feedback precisa estar bem claro antes de ir pra uma conversa 1:1.

Razões erradas pra dar um feedback

• Defender seu próprio comportamento
• Desmoralizar/Condenar alguém
• Você está de mal humor e quer desabafar
• Falar sobre outra pessoa
• Fazer alguém se sentir menor do que você

Razões certas para dar um feedback

• Comprometimento e preocupação com o outro
• Senso de responsabilidade de time
• Para mentorar/guiar
• Para dar suporte/melhorar

Foque nos fatos e não na pessoa

Se você já estiver irritado com alguma situação é bem fácil cair na armadilha de levar os feedbacks pro pessoal, por isso pensar neles antes focando em fatos e comportamentos é importante.

Sempre foque a crítica em alguma ação específica ou comportamento usando exemplos de como aconteceu, quando e onde.

Comece com perguntas e deixe o ambiente confortável

Não é pra criar um ambiente tenso e provavelmente a pessoa que fez algo errado, sabe o que fez de errado. Então, comece com perguntas no estilo “Como você acha que está seu trabalho?” ou “Como o projeto está andando na sua visão?”. Assim vocês começam a dialogar sobre a big picture antes de ir pra um ponto de ação mais específico.

Mantenha o tom da conversa positivo

A maior parte das pessoas não consegue absorver diversas críticas ao mesmo tempo, isso vai acabar desmotivando e deixando a conversa com um tom negativo e você não vai querer isso.

Como manter a positividade

Existe uma estratégia bem conhecida chamada “sanduba da crítica construtiva”. Como todo processo ele tem seus pontos positivos e negativos, mas para iniciantes em processo de feedback é uma boa maneira de adquirir o hábito de ter uma reunião positiva de feedback.

Esse modelo pode começar a “soar falso” depois de um tempo. É bem importante entender na verdade o modelo mental e a importância de críticas balanceadas com elogios e fortalecimento de pontos positivos durante uma conversa de feedback.

Alguns conteúdos interessantes sobre o mindset positivo em que a gente se baseou estão aqui:

http://isen.socialpsychology.org/
https://en.wikipedia.org/wiki/Descartes%27_Error
http://www.nytimes.com/2012/03/24/your-money/why-people-remember-negative-events-more-than-positive-ones.html?pagewanted=all&_r=1

Lembre-se de que: pessoas são diferentes

Todos somos diferentes e lidamos com críticas e elogios de maneiras diferentes. Algumas pessoas são extremamente sensíveis a feedback enquanto outras já tem uma “casca mais grossa”.

O tom da conversa tem sempre que ser adequado a pessoa com quem você está falando e não com o seu humor.

Use o método de Rosenberg e CNV

Uma boa estrutura de feedback geralmente segue a ordem de:

1. Observação: Exemplificar fato ocorrido de ação ou comportamento.
2. Sentimento: Como você se sentiu perante aquele fato que ocorreu.
3. Necessidades: Quais necessidades suas não foram atendidas por conta daquela ação.
4. Pedido: Pedido de como aquela ação ou comportamento poderiam ser melhorados.

Ex.: Júlio,

<observação>quando você me chamou de idiota naquela reunião entre sócios da última terça feira</observação>,

<sentimento>eu me senti bem chateado e até um pouco desmotivado com a reunião</sentimento>,

<necessidade>pois eu tenho a necessidade de me sentir respeitado durante uma conversa, principalmente entre os sócios</necessidade>.

<pedido>Gostaria que da próxima vez você não usasse essa expressão e controlasse mais os ânimos pra que a reunião não seja prejudicada</pedido>

Dicas para receber Feedback

Legal, agora você já sabe como fazer para dar um feedback, mas receber também não é tão fácil quanto parece, é necessário todo um comportamento pró-ativo e vontade de crescer.

Peça feedbacks constantemente

Receber feedback é um hábito a ser adquirido e que só ficará natural a medida que você exercitar.

Pedir feedbacks constantes das pessoas próximas a você no trabalho e pessoas que você confia é uma boa maneira de aprender a lidar melhor com críticas e de saber como seu trabalho está sendo executado.

Alguns exemplos de perguntas que você pode fazer constantemente pras pessoas com quem trabalha:

• Se você pudesse dar duas sugestões pra melhorar meu trabalho, quais seriam?
• Como você acha que eu poderia lidar melhor com minhas tarefas diárias?
• Se você estivesse no meu lugar, o que faria na situação x?

Mais algumas perguntas valiosas aqui: http://www.yourofficecoach.com/topics/career_success/self_help_strategies/how_and_why_to_ask_for_criticism.aspx

Recebeu uma crítica que bateu forte? Peça um tempo pra refletir

Quando recebemos feedback é normal entrar na defensiva e querer justificar a crítica.

NÃO FAÇA ISSO!

Deixe a pessoa que está dando o feedback terminar de falar, faça perguntas somente de esclarecimento da situação e reflita sobre o que acabou de ouvir.

É normal pedir um tempo pra pensar sobre isso antes de receber outra crítica. E importante ter em mente que a grande maioria das pessoas só absorve uma crítica por vez.

Admita o erro e pense nele como um aprendizado

Cultive o pensamento de que a pessoa que está te criticando está na verdade te ajudando a crescer e ela só está te dando um feedback porque ela se importa com você, por isso não culpe outras pessoas pelo erro que você cometeu. Admita o erro, peça desculpas e veja ele como uma maneira a melhorar no dia a dia do seu trabalho.

Abrace seus erros e aprenda com eles.

Como são os processos de Feedback na Flama?

Como tudo no mundo, estamos em constante aprendizado e o processo de feedback não é excessão. Decidimos começar com 3 processos de feedback para irmos criando o hábito e vamos ajustar de acordo com feedbacks dos feedbacks (meta-feedbacks?).

Os processos que temos na Flama são:

Feedback 1:1 com um dos Sócios
Estes ocorrerem mensalmente, tem duração de 1hr em média e é de responsabilidade dos colaboradores da Flama em marcar via slack ou qualquer outro meio de comunicação.

Os sócios fazem o controle de com quem eles já conversaram e irão atrás das pessoas com quem eles ainda não falaram ainda pra garantir que todo mundo tenha esse espaço.

Feedback 1:1 com outra pessoa da Flama
Estes ocorrerem durante as sextas feiras a cada 15 dias. Saber com quem falar vai da necessidade e interesse de cada um mas é importante todos falarem com todos o máximo possível. Só chamar pra um feedback.

Feedback em grupo de projetos
Estes ocorrerão ao final de cada sprint com todo o grupo do projeto e um facilitador que não estava no projeto pra intermediar.

A estrutura desses processos:

Feedbacks 1:1
Não interessa se com os sócios ou entre colaboradores, a ideia é que a estrutura desses feedbacks siga a sequência:

• 10min para compartilhar e celebrar conquistas e coisas positivas
• 40min para discutir sobre projetos atuais e principais desafios
• 10min para um dos lados dar feedback (sócio se feedback com sócios)
• 10min para o outro lado dar feedback (colaborador se feedback com sócios)

Durante os 40m é ideal que seja estabelecido um diálogo onde os dois lados participam.

Lembrar das dicas de feedback acima.

Feedbacks em grupo de projetos
Esses feedbacks serão realizados da seguinte maneira:

1. O facilitador chama uma pessoa do grupo para o foco do feedback.
2. A pessoa em foco fala um pouco sobre o papel que desempenhou no projeto, as dificuldades que teve e em que aspecto de seu trabalho gostaria de receber feedback.
3. As outras pessoas do grupo dão feedbacks críticos de preferência sobre o aspecto exposto pela pessoa em foco em turnos de 5 minutos por pessoa.
4. Outra rodada é feita de elogios e feedbacks positivos sobre a pessoa em foco, em turnos de 5 minutos por pessoa.
5. Outra pessoa é colocada em foco até que a roda esteja completa.

O facilitador não dá feedback e nem recebe, é somente responsável por garantir o ambiente e organizar os tempos para que todos tenham a mesma quantidade de tempo para falar e receber feedback de maneira justa.

Sempre em Beta

Esse processo ainda está em teste e temos vários aprendizados que fomos coletando durante algumas sessões com o time e individuais que gostaríamos de compartilhar em breve. O ideal é não escrever nada em pedra no seu processo de feedback, a empresa vai mudar conforme as pessoas vão mudando, por isso engessar um processo humano desses só faria ele perder seu propósito de fazer as pessoas interagirem e o time se melhorar como um todo.

E você, qual o processo de feedback que usa na sua empresa? Tem alguma dica ou viu algo que gostaria de compartilhar?